• すべてのスタッフを熟練スタッフに変える、最新のホテル・旅館管理システム
「攻めの営業」「瞬間的な経営判断」の実現と、「横のコミュニケーション」の改善

岩室温泉 ゆもとや (63室)

新潟市、越後国一宮の弥彦神社(やひこじんじゃ)からおよそ10分程の距離にあります岩室温泉(いわむろおんせん)は、越後の奥座敷として親しまれ、開湯から300年を越える歴史があります。

ゆもとやは、創業から135年の歴史がある旅館(部屋数63室)で、個人のお客様をはじめ、団体・グループのお客様、特に、法要やブライダルなど、数多くの地元のお客様にも親しまれ、おもてなしの心を大切に、日々接客にあたっております。

導入前の経営課題

すべての業務を紙媒体で行っていた

すべての業務を紙媒体で行っていた

これまでは、予約受付を始め、すべての業務を紙媒体で行っていました。

それが、陣屋コネクトの導入により、画面を見れば情報共有ができるようになったことで、スムーズな動きを実現することができるようになってきています。

陣屋コネクトの導入効果

瞬時に情報共有することで、スピーディーな対応が可能に

瞬時に情報共有することで、スピーディーな対応が可能に

■調理場では…

予約を頂いた時点で陣屋コネクトに情報を入力すると、その瞬間に調理場にもデータが伝わるので、仕入れをはじめ、どんな手配・準備をしなくてはいけないのかがすぐに情報共有できるようになりました。

単に手間が省けた、ということだけではなく、お客様のデータも一緒に送られるので、「次はこんな料理でお客様を喜ばせよう」というところまでつながったように思います。

■予約業務の改善と販売チャネルの拡大

電話で受けた予約に関しても、今までは紙の予約台帳だったので、一人が台帳を使っていると、その間次に電話を取った人が見ることができず、お客様をお待たせしてしまうといったことが多々ありました。

また、コンピュータ経由で入ってきた予約でも、FAXを一枚一枚全部手書きで予約台帳に記入する、という手間がかかっていました。

陣屋コネクトを導入してからは、各パソコンから誰でも同時に予約台帳を見ることができるようになり、スピーディーな対応が可能になりました。

また、インターネット経由で入ってくる予約は自動的にシステムに取りこまれるようになったので、予約台帳に記入する手間も省け、作業効率が倍くらいになったと感じています。

だいたい1日に電話を取る件数が50件、その他にFAXで来る予約通知が30~50件くらい来るのですが、それを1日で処理できるようになってきています。

さらに、これまでは手作業の負担が多かったので、なかなか販売チャネルを拡げることができなかったのですが、作業効率が上がったことで、もともと5~7社だったチャネルを、現在は約15社と、二倍に増やすことができました。

■団体・リピーターのお客様、ブライダルでもスムーズな対応が可能に

ゆもとやでは団体のお客様のご利用が多いのですが、「前回と同じようにやってください」というご要望を多くいただきます。

そのようなお客様に対しても、以前お出ししたお料理の内容や、どんな宴会場のセッティングで、どんなおもてなし・サービスをしたのか、などについて、それぞれの部署がすぐに情報を見ることができるので、いちいち誰かが情報をまとめて流さなくても各部署が瞬時に動けます。

特に、ブライダルにおいては、共有しておくべき情報が数多くあり、フロント、接客、ルーム関係、料理(調理場)など、各セクションが一体感を持って当たらなければいけない一大イベントなのですが、そういった場面でも、情報を瞬時に共有できることで、素早い動き、かつ間違いのない正確な動きを実現できるようになりました。

最も効果的だった点について

導入して最も効果的だったと思うポイントは?

導入して最も効果的だったと思うポイントは?

■現場として、導入して最も良かった点は?

最もよく活用しているのは、「チャター(Chatter)」機能です。
それはもう「大」活用しています!

これまでは「言った、言わない」「聞いた、聞いてない」といったスタッフ間のやりとりがあったところ、皆がひとつの情報(コメント)について共有、確認して動く、という形を実現できたのが良かったと思います。

すべてのスタッフに流す情報、必要なセクションに流す情報、個人に流す情報、それぞれに使い分けて、正確な動きを取れるようになってきました。

■管理部門として、最も導入して良かった点は?

以前のシステムですと、こちらが欲しい情報を見るには、あらかじめシステムに組み込まれた帳票ベースの数字を引っ張ってきて、それをEXCELで二次加工してようやく数字やレポートとして表すことができる、という状況でした。

陣屋コネクトの「レポート」という機能を活用して、色々なカスタマイズをすることで、こちらが欲しい情報を瞬時に引き出すことができる、それが非常に大きなメリットだと思っております。

■経営者から見て、最も導入して良かった点は?

(1)色々なお客様のデータはあったものの、それを「攻めの営業」に活用できていなかったこと
(2)横のコミュニケーションが取れていなかったこと
にかなり課題がありましたが、それが陣屋コネクトの導入でだいぶ改善されたと感じています。

「瞬間的な経営判断」ができるようになってきました。

今までは、全体の状況を見るにも、一々ノートや予約台帳を開いたりする必要がありましたが、今ではパソコンを見れば売上の状況を含めてほぼ把握できますので、様々な判断を素早く下すことができるようになり、非常に便利になりました。

社員全員に共有する情報も、今までは上から下に流れていく、という感じだったのが、陣屋コネクトだと一瞬で伝えられるのがとても簡単で便利ですので、大変助かっています。

クラウドならではのメリットは?

外出先でもすべての情報にアクセスできる

外出先でもすべての情報にアクセスできる

どんな場所にいても内容を確認できるというのは、非常に大きいメリットだと思います。

県外などに外出することが多いので、営業先などでもパソコンを持っていくのですが、画面の情報を見ながら直接商談することによって、いちいち現地に電話して確認を取る、といった手間が省けるようになりました。

また、その場で全体の状況が見渡せるので、お客様に対して、思い切った商談や、料金を含めた具体的な提案ができるので、非常に有効活用しています。

陣屋コネクトに決めた最大の理由は?

使いやすさと導入・運用コストの安さ

一番のポイントは、使いやすさ、直感的な使い勝手の良さです。 また、導入・運用コストが安いことも大変魅力的でした。

陣屋コネクト導入のポイント

「必死さ」と「皆で変えていこう」という気持ちが大事

「必死さ」と「皆で変えていこう」という気持ちが大事

導入当初は、お試し期間ということで、従来の紙媒体によるアナログ作業と陣屋コネクトを並行して使っていたのですが、やっぱり普段の慣れの問題で、従来の手書き作業にどうしても流れて(戻って)しまうんですね。

それを3か月くらい続けたでしょうか、そうしているうちに、今度は移行期間がどんどん予定より延びていきまして…
これではいけない、ということで、期限を決めて、「この日から完全に陣屋コネクトに移行する」と宣言しました。そこからはみなさん(社長も含めて)必死で「移行するんだ!」という気持ちになりまして、真剣に取り組んでくれるようになりました。

心持ち一つだとは思うのですが、やはりそういう「必死さ」と、「皆で変えていこう」という気持ちが強くなければ、こういうシステムの導入はうまくいかないのではないかと思います。

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